Hausmeister

Man könnte beispielsweise dem Hausmeister bzw. den Hausmeistern über eine spezielle Dienstanweisung den Geltungsbereich ihrer Aufgaben zuweisen. So wird es etwa in Hochschulen gehandhabt. Diese Dienstanweisung regelt einerseits die Arbeitspflichten und andererseits die Zuordnung in der Organisation.

Es ist idealtypisch, dass Hausmeister für den ordnungsgemäßen Zustand der ihnen zur Betreuung überantworteten Liegenschaften verantwortlich sind. In vielen Fällen dienen sie auch als Bindeglied zu den fachlich zuständigen Stellen der Verwaltung. Sie informieren die Verwaltung so, dass diese den Betrieb aufrechterhalten und zur Verbesserung beitragen kann.

Der Autor identifiziert sich mit dieser Sichtweise nicht voll und ganz. Es mag in kleineren Unternehmen, in Schulen und ähnlichen Einrichtungen, die in fachlicher Hinsicht wenig anspruchsvoll und gut überschaubar sind, funktionieren. In größeren Organisationen bzw. Unternehmen dürfte der Einsatz eines Hausmeisters für die oben definierten Aufgaben nicht ausreichend sein. Immerhin fordert die DIN EN 15221, dass eine Einteilung der Aufgaben nach Strategie, Taktik und Services erfolgt. Welche Aufgabe hiervon sollte wohl der Hausmeister innehaben, wenn er Ausgangspunkt der Information für die Verwaltung sein soll? Eine solche Organisation wäre nicht normgerecht.

Wenn die Organisation bzw. das Unternehmen mit Hausmeistern arbeitet, dann sollte der Hausmeister der Organisationseinheit zugeordnet sein, deren Aufgaben er primär zu erfüllen hat. Bewährt hat sich in jedem Falle, ihn dem Bereich Technik bzw. dem FM zuzuordnen, weil er von dort am ehesten technische Anleitungen, fachliches Wissen durch Weiterbildung und kompetente Unterstützung erfahren kann.

Es liegt auf der Hand, dass bei Nichtvorhandensein eines technischen Bereiches der Hausmeister dennoch adäquate technische Anleitung erfahren muss. Ihn allein und sich selbst zu überlassen, verstößt gegen die Regeln der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und insbesondere der wirksamen Übertragung von Pflichten.

Die nachfolgend aufgeführten Hausmeisterleistungen stammen aus dem Aufgabenbereich einer größeren Universität in Deutschland und sind hier als idealtypisches Beispiel dargestellt, um die denkbaren Möglichkeiten aufzuzeigen.

Weitere von den Hausmeistern zu erledigende Aufgaben können sich insbesondere nach den besonderen, aktuellen oder plötzlich eintretenden Erfordernissen richten oder sich aus dem Bedarf der zu betreuenden Nutzer, Gebäude, Grundstücke und Einrichtungen ergeben. Dadurch kann es in entsprechenden Fällen dazu kommen, dass die zuständigen Fachvorgesetzten den Hausmeistern Aufgaben übertragen müssen, die in der folgenden Aufzählung nicht enthalten sind. Es ist dringend zu empfehlen, oben genannten Passus in die Arbeitsverträge der Hausmeister mit aufzunehmen, um Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Mitbestimmung zu vermeiden. Es ist ebenfalls darauf zu achten dass Hausmeistern nur solche Arbeiten übertragen werden dürfen, die sie gemäß ihrer Qualifikation auch gefahrlos ausführen können und dürfen. Auf der anderen Seite sind auch Fälle zu erwarten, in denen an einigen der nachfolgend aufgeführten Hausmeisteraufgaben teilweise, zeitweise oder komplett kein Bedarf besteht.

An dieser Stelle muss allerdings deutlich darauf hingewiesen werden, dass die Aufstellung von Hausmeisteraufgaben stets im Kontext zu machen ist zu allen anderen notwendigen Tätigkeiten im Unternehmen, die für das ordnungsgemäße Betreiben der technischen und baulichen Anlagen erforderlich sind. Es muss also stets Klarheit an den Schnittstellen zu anderen Services als denen des Hausmeisters herrschen.

Auch darf dem Hausmeister keine Aufgabe übertragen werden, die etwa ausschließlich durch Fachpersonal zu erbringen sind. Gern wird an dieser Stelle dem Hausmeister aufgetragen, Anlagen zu inspizieren und zu überprüfen. Das Inspizieren erfolgt bekanntlich nach den Maßgaben der VDMA-Richtlinie 24176. Hierbei handelt es sich zumeist um Ingenieurtätigkeiten, die ein Hausmeister in der Regel nicht erledigen kann.

Bei Nichtbeachtung solcher Zusammenhänge, kommt es schnell zum Organisationsverschulden!

Die folgenden Aufgaben sind nun in einer Weise aufgezählt und dargestellt, als entstammten sie einer Dienstanweisung, wie sie soeben besprochen wurde, und die eine entsprechende Abstimmung im Rahmen der allgemeinen Betriebsführung im Unternehmen erfahren hätten.

Die Verkehrssicherheit der betreuten Grundstücke und Gebäude ist auch durch die Hausmeister zu überwachen. Unbeschadet anderer, vorrangiger Verantwortlichkeiten haben die Hausmeister bei ihren turnusmäßigen Rundgängen anhand einer Checkliste auf Mängel an und in den Gebäuden sowie den Außenanlagen zu achten. Dieses gilt insbesondere für offensichtliche Gefahrenquellen. Die Checkliste ist von der zuständigen Stelle mit den Hausmeistern auf das jeweilige Gebäude abzustimmen und monatlich beim Fachvorgesetzten vorzulegen.

Die Hausmeister melden die von ihnen festgestellten Schäden, Graffiti und Mängel unverzüglich den zuständigen Stellen, sofern sie nicht unmittelbar von ihnen selbst beseitigt werden können und müssen (Gefahr im Verzug). Sie sind gleichzeitig Ansprechpartner der Nutzer und beseitigen, im Rahmen ihrer Möglichkeiten, die angezeigten Mängel (Kleinreparaturen). Ist für die Beseitigung der Einsatz eines Fachhandwerkers notwendig, ist die Mängelanzeige an die zuständige Stelle weiterzuleiten.

Die Meldungen sind unverzüglich mündlich oder fernmündlich zu erstatten und sollen ergänzend dokumentiert werden. Betriebssicherheit der Gebäude und Anlagen; Kenntnis der wichtigsten Absperrmöglichkeiten für Gas, Strom, Wasser und Abfluss. Um Wasserschäden in und an den Gebäuden vorzubeugen, sind von den Hausmeistern vorsorglich Kellerhälse, Schmutzfänger vor Gebäudeeingängen, Regeneinläufe auf Balkonen und Flachdächern sowie sonstige Gullys, Rinnen und Abläufe regelmäßig zu überprüfen und von Laub und anderen Verschmutzungen freizuhalten.

Dachrinnen und Fallleitungen sind je nach Zugänglichkeit von Dachfenstern oder anderen geeigneten Stellen aus monatlich daraufhin zu kontrollieren, ob ein freier Abfluss des Regenwassers gewährleistet ist. Besteht an nicht zugänglichen Stellen Reinigungsbedarf, ist der zuständige Arbeitsbereich unverzüglich zu informieren. An zugänglichen Stellen und unter Einhaltung von arbeitsschutztechnischen Sicherheitsmaßnahmen nehmen die Hausmeister die Reinigung vor.

Vor Eintritt des Winters (Frostgefahr) sind die Wasserleitungen mit Auslaufventilen für Außenanlagenbewässerung im frostgefährdeten Bereich abzusperren und zu entleeren. Die Wiederinbetriebnahme ist zu einem Zeitpunkt im Frühjahr vorzunehmen, ab dem keine Frostgefahr mehr zu befürchten ist.

Bei Rohrbrüchen an Be- und Entwässerungs- sowie an Heizleitungen sind die entsprechenden Absperrhähne, Ventile und Schieber unverzüglich zu schließen, damit keine weiteren Schäden entstehen. Danach ist sofort die Zentrale zu informieren. Die Pläne für Gas, Strom, Wasser, Zu- und Abfluss werden den Hausmeistern in der jeweils neuesten Fassung von der Betriebstechnik zur Verfügung gestellt. Die Hausmeister haben sich anhand dieser Pläne vor Ort über die Lage der verschiedenen Anschlüsse und Absperrmöglichkeiten zu informieren.

Bereits ausgelaufenes Wasser muss unverzüglich beseitigt werden. Sollte die Wassermenge so groß sein, dass eigene Maßnahmen nicht mehr ausreichen, entscheidet die zuständige Stelle über das weitere Vorgehen (z. B. Einsatz der Feuerwehr, der Wasserbetriebe etc.). In den Fällen, in denen die Hausmeister die zuständige Stelle nicht sofort erreichen können, hat er unverzüglich die Zentrale zu informieren.

Die Hausmeister haben darauf zu achten, dass die gekennzeichneten Notausgänge unverschlossen sind, die Beleuchtung intakt ist und Fluchtwege brandlastfrei gehalten werden. Dasselbe gilt für Feuerlöscher, Hydranten und Elektroverteiler, deren jederzeitige Zugänglichkeit sicherzustellen ist.

Die Hausmeister prüfen darüber hinaus die Funktionsfähigkeit der mechanischen und elektrischen Einrichtungen zur Betätigung der Rauchklappen. Sie führen monatlich Funktionsprüfungen durch und melden Störungen an den zuständigen Arbeitsbereich.

Im Fall der Auslösung einer Brandmelde-, Hausalarm- oder Einbruchsmeldeanlage, die durch einen technischen Defekt erfolgt, stellen die Hausmeister, soweit möglich, in Zusammenarbeit mit der Zentralwarte die Nummer des Melders fest und dokumentieren diese zur Weitergabe an die zuständige Stelle.

Die Hausmeister haben im Hinblick auf die Identifizierung und Beseitigung energetischer Schwachstellen eine wichtige Funktion inne. Hierzu zählt insbesondere das Erkennen ent-sprechender Schwachstellen (z.B. überheizte oder überkühlte Räume, durchbrennende Be-leuchtungsanlagen, defekte Thermostatventile, geöffnete Fenster im Winter) und deren Be-seitigung bzw. Meldung an die zuständigen Stellen .

• Herunterdrehen der Thermostatventile vor Wochenenden, Semesterferien oder Feierta-gen auf Stellung 2 (bei längerer Abwesenheitsdauer der Nutzer) oder 2,5 (vor Wochen-enden)

• das Ausschalten unnötig eingeschalteter Beleuchtung, Kopierer, Bildschirme etc.

• das Schließen von Fenstern und Türen

• die Durchführung von Begehungen zur Entdeckung energetischer Schwachstellen wie defekte Thermostatventile, unnötig durchlaufende Lüftungsanlagen, undichte Fenster, defekte Beleuchtungsanlagen, Mängel bei Heizungsregelungen etc.

Die Hausmeister sind für die Demontage und Montage von Abdeckungen und Rastern zur Reinigung und Erneuerung von Leuchtmitteln und Startern von Leuchtstoffröhren bis zu einer Höhe von 3 Metern zuständig. Arbeiten über 3 Meter Höhe sind nur dann durchzuführen, wenn die Arbeitssicherheit durch entsprechende Sicherungssysteme gewährleistet ist und der Dienstvorgesetzte dem zustimmt.

Fallen Beleuchtungen / Notbeleuchtungen aus, ist zu prüfen, ob das Leuchtmittel defekt ist und ausgewechselt werden kann. Technische Störungen sind der zuständigen Stelle zu melden. Die Hausmeister übernehmen im Bedarfsfall (wenn Handwerkerarbeiten dies erfordern) das Ein- und Ausschalten von Sicherungsautomaten auf Anweisung. Weitergehende Eingriffe in elektrische Anlagen machen die Hausmeister nicht.

Die Hausmeister überprüfen regelmäßig den Zustand und die Funktion der sanitären Anlagen und Einrichtungen und führen im Einzelfall Kleinstreparaturen, wie z.B. die Instandsetzung eines defekten WC-Deckels, durch.

Das Ein- und Ausschalten von Heizungsanlagen ist Aufgabe der Hausmeister. Sie kontrollieren regelmäßig den Brennstoffverbrauch. Bei Heizöllieferungen sind sie bei der Betankung anwesend und quittieren die Lieferung. Sie nehmen die Heizung, bevor der Tank gefüllt wird, außer Betrieb und schalten diese danach wieder ein. Sie achten dabei auf einen angemessenen zeitlichen Abstand (Absetzen von Schwebstoffen). Sie führen ein Tankbuch, das in der Heizzentrale verbleibt. Sie sichern die Verschlusskappe des Tankfüllrohres mit einem Vorhängeschloss.

Lagerbehälter für wassergefährdende Flüssigkeiten, insbesondere für Heizöl, Dieselkraftstoff und Benzin einschließlich der Leitungen sind routinemäßig (mindestens zweimal pro Woche) daraufhin zu beobachten, ob Flüssigkeit ausläuft (bei Undichtigkeiten, Korrosionen, Feuchtigkeit). Im Schadensfalle sind unverzüglich Maßnahmen gegen weiteres Auslaufen zu treffen, und die Verwaltung des zu informieren. Sollten Unklarheiten bezüglich Gefahrenklasse bzw. Gruppe bestehen, ist eine Klärung mit der Arbeitssicherheit herbeizuführen.

• Einstellen der Schaltuhren (Schaltzeiten, Ferien, Feiertage etc.)

• Regelmäßiges Entlüften von Heizkörpern

• Kontrolle der Heizkörper, ggf. Nachfüllen von Wasser in Anlagen mit Eigenwärmeer-zeugung sowie Entlüftung.

Hausmeister sind im Rahmen ihrer dienstplanmäßigen Anwesenheit für das Auf- und Verschließen von Gebäuden und Räumen zuständig.

Dies gilt auch für weitere Schließtätigkeiten in vom Unternehmen genutzten Gebäuden, die im Zusammenhang mit Inspektionen, Wartungsarbeiten und Prüfungen gebäudetechnischer Anlagen oder Zwecken der Beseitigung von Havarien und Ähnlichem stehen.

Die Hausmeister prüfen, ob die Gebäude- und Glasreinigung im Objekt vertragsgerecht durchgeführt wurde. Als Beurteilungsgrundlage dient das Leistungsverzeichnis des Reinigungsvertrages. Die erforderlichen Unterlagen wie Leistungsverzeichnisse oder Revierpläne werden den Hausmeistern in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung gestellt.

Mängel, insbesondere das Ausbleiben vertraglicher Reinigungsleistungen oder auffallend unzureichende Qualität, sind unverzüglich der zuständigen Stelle zu melden. Im Regelfall bescheinigen die Hausmeister der Firma je nach Festlegung, täglich, wöchentlich oder monatlich, die „Korrektheit der Leistung". Soweit die vertragliche Reinigungsleistung nicht oder nicht vollständig erbracht wurde, vermerken die Hausmeister die Mängel auf dem Quittungsbeleg.

Beschwerdeverfahren und Vertragsangelegenheiten werden von der zuständigen Stelle mit den jeweiligen Reinigungsfirmen geregelt. Die Hausmeister erteilen ihrerseits keine Aufträge und ändern solche nicht ab.

Wenn die Schneebeseitigungs- und Streupflicht Dienstleistern übertragen wurde, überwachen die Hausmeister diese Arbeiten. Mängel, insbesondere das Ausbleiben der vertraglichen Räumungsleistungen oder auffallend unzureichende Qualität beim Streuen mit abstumpfenden Mitteln, sind unverzüglich der zuständigen Stelle zu melden. Als Beurteilungsgrundlage dient das Leistungsverzeichnis das den Hausmeistern ebenfalls zur Verfügung gestellt wird.

Hydranten, die sich auf den öffentlichen Gehwegen vor Gebäuden und auf den Unternehmensgrundstücken befinden, sind vordringlich durch die Hausmeister schnee- und eisfrei zu halten. Flächen, die vertraglich von Dritten bearbeitet werden, werden lediglich durch die Hausmeister kontrolliert.

Plötzlich eintretende Glätte müssen die Hausmeister schnellstens selbst beseitigen (Streupflicht), unabhängig davon ob es hierzu mit einem Dritten einen Vertrag gibt. Den Vorrang haben hierbei Hauptzugänge und besonders gefährdeten Stellen.

Den Hausmeistern obliegen die Schneebeseitigungs- und Streupflicht für alle Verkehrsflächen des Objektes (insbesondere Einfahrten, Zugänge für Eingänge, Keller, Müllstellplätze usw.), soweit diese Verpflichtung nicht ebenfalls einer Firma übertragen wurde und die Notwendigkeit innerhalb der geregelten Arbeitszeit entsteht.

Die Hausmeister haben einen Streuplan mit der entsprechenden Priorität für die Grundstücke des Unternehmens zu erstellen, für die Dritte nicht zu Diensten verpflichtet wurden und die Hausmeister eigenständig tätig werden müssen. Die Abstimmung dieser Liste mit den zuständigen Stellen führen die Hausmeister durch.

• Prüfung der Alarmschaltung zur Zentrale

• Prüfung des Ölstandes am Vorratsbehälters der Hydraulik (Sichtkontrolle), sofern vor-handen

• Prüfen der Haltegenauigkeit des Fahrkorbs ohne Nachstellen

• Prüfen des Zustands der Fahrkorbtür, der Türführungen und Türaufhängungen

• Prüfen der Funktionsfähigkeit der Notrufverbindung zur Zentralwarte

Die Hausmeister erhalten hierzu die notwendigen Schulungen.